Conozca el mejor software
de gestión documental
en la nube.
Haga realidad el teletrabajo
en su empresa
Software multisectorial
Para cualquier empresa que necesite combatir el “caos digital”…
Funcionalidades generales
CBOX Cloud ofrece la automatización de los principales procesos de una PYME de principio a fin, incluyendo amplias funcionalidades en cada etapa del proceso.
Recepción/Radicación
oficial de entrada
Digitalización e indexación de los documentos
Radicación oficial de salida
Registro interno
Distribución de los documentos a responsables
Organización y trámite
por expedientes
Consulta online de documentos, sin descargar
Formularios con plantillas gestionables
Workflows (BPM) para colaboración
Control de versiones y vencimientos
Máxima seguridad legal
gracias a su uso como “Records Management System” y encriptación por “block-chain”
Informes de gestión por área
¿Qué módulos conforman nuestro
gestor documental?
Registro general
Diferenciamos entradas, salidas y documentos internos de la empresa, sin ubicarlos en un proceso específico. Permite llevar un registro oficial de la correspondencia física y digital de la compañía.
Registro financiero (facturas)
Se gestionan los documentos contables más importantes de la empresa, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, avisos de pago, comprobantes de pago, etc.
Es posible gestionar mediante una plantilla las notas de gastos que los propios trabajadores podrán registrar.
Registro comercial (oportunidades)
Se gestionan los documentos comerciales más importantes de la empresa, como oportunidades recibidas, cotizaciones enviadas, pedidos recibidos, etc.
Es posible agrupar en expedientes las oportunidades comerciales y las solicitudes de ayuda, entre otros.
Registro de compras (proveedores)
Se gestionan los documentos relacionados con el aprovisionamiento de la empresa, como órdenes de compra, cotizaciones recibidas, remisiones (albaranes) documentos de proveedores, etc.
Es posible crear órdenes de compra a partir de una plantilla y enviarla directamente al proveedor. Así mismo, se puede llevar un expediente por cada proveedor para controlar su desempeño.
Registro jurídico (contratos, incluye firma electrónica)
Este registro controla los contratos de compra y venta de la compañía, gestionando eventualmente la recogida de firmas de clientes o proveedores externos.
Por otro lado, la empresa puede controlar cualquier proceso legal en la que esté incursa, evitando que se pasen los plazos críticos.
Registro laboral (historias laborales)
Este registro incluye los contratos laborales de los empleados y la prestación de servicios de profesionales externos. Permite gestionar la recogida de firmas y controla la historia laboral de cada empleado de forma muy detallada.
Así mismo, facilita el almacenamiento de curricula vitarum (hojas de vida) recibidas, que es posible organizar para búsquedas posteriores.
Atención al cliente (PQRSF)
En este módulo gestiona las solicitudes de posventa que recibe la empresa, diferenciando entre peticiones administrativas y PQRSF, que requieren un flujo específico para responder.
Si la empresa maneja un sistema de help-desk o tiketing externo, esta solución le permitirá conservar y relacionar las evidencias de una manera profesional.
Registro de calidad (gestión interna)
El software ofrece un espacio compartido donde almacenar y gestionar las versiones de sus manuales, procedimientos, registros, normas y demás elementos de su sistema de calidad.
También es posible generar fácilmente actas de reuniones y consejos. Este módulo aporta claras ventajas a las empresas que disponen o desean certificarse en algún sistema de calidad.
¿Qué funcionalidades adicionales
tiene Cbox-Cloud?
Integración con firma electrónica certificada
Con este paquete, los contratos disponen de un circuito de firma electrónica en la nube que cumple con la normativa internacional (eIDAS, GDPR, eSIGN Act, etc…) y es muy práctica de utilizar.
La firma es gestionada en un tercero de confianza, por lo que no pierde validez jurídica, en caso de controversias.
Integración con “Google Workspace” (G-Suite)
Adquiriendo un paquete adicional con Google Workspace se ofrece integración con las siguientes funcionalidades de Google:
- Drive para almacenamiento en Google.
- Documents, Sheets, Presentations y Forms integrados.
- Calendar y Meets, para agendar vídeo-conferencias.
Integración con Gmail.
Algoritmo de clasificación asistida con “Machine Learning”
La solución incorpora un innovador sistema de inferencia basado en Inteligencia Artificial que mide el “tono emocional” de las palabras de un documento y permite además la clasificación automática o asistida de su tipología documental.
Registro y consulta desde aplicación móvil
Este paquete ofrece una App compatible con Android y Apple IOS, que permite radicar documentos e imágenes empleando un formulario en el dispositivo móvil. Así mismo, es posible realizar consultas y descargas de documentos.
Encriptación de records y logs mediante blockchain
La solución puede dotarse de un sistema de auditoría de máxima seguridad y transparencia basado en tecnología “blockchain”. Mediante contrato inteligente, la solución encripta todos los certificados, firmas electrónicas y rastros de auditoría en un repositorio abierto bajo los últimos estándares de “blockchain”.
Extranet de clientes y proveedores
Con esta opción, cada cliente posee un sitio web (Extranet) que puede utilizar entre sus clientes y proveedores, para acceder a ciertos documentos que se comparten con ellos.
API SOAP
El cliente puede solicitar acceso a través de una API para crear y consultar documentos mediante webservices. Este sistema facilita la integración del software en la nube con el resto de aplicaciones de la empresa.
¿Qué ofrecemos a su empresa?
[01]
IMPLANTACIÓN RÁPIDA.
Aseguramos la puesta en marcha de los procesos, sin que Usted tenga que hacer nada.
[02]
FORMACIÓN INCLUIDA.
La solución se entrega incluyendo una capacitación personalizada y material para el aprendizaje continuo.
[03]
PERSONALIZACIÓN.
Una solución con amplias capacidades de personalización y ampliación a sus necesidades específicas.
[04]
IMPORTACIÓN/ INTEGRACIÓN.
Le facilitamos la migración de su sistema actual y le permitimos la conexión a sus aplicaciones mediante una API.
[05]
FACILIDAD DE TELETRABAJO.
Somos expertos en herramientas de teletrabajo. Le asesoramos en cómo lograr los máximos beneficios integrándolas.
Planes
La solución CBOX Cloud se ofrece por planes mensuales o anuales. Los planes anuales tienen un descuento de un mes. Se calculan por número máximo de usuarios y/o
documentos registrados por mes.
CUSTOM
- Nº máx. Usuarios personalizados
-
Tamaño máx.
disco personalizados
- El costo del setup (12 horas) es gratuito para contratos anuales.
- El cupo de documentos x mes no es acumulable.
- El tamaño máximo por documento es de 25MB.
- Paquetes de firma digital entre 100-10.000 x año.
- Cada plan incluye hosting en servidores dedicados de altas prestaciones, con un backup diario (99,95% de disponibilidad).